Con motivo de las circunstancias sociales que nos han tocado vivir por el COVID-19, y ante la dificultad de organizar encuentros presenciales, así como la incertidumbre que nos depara el futuro inmediato para la celebración de convocatorias sociales fundamentales para la colaboración y difusión de todo el conocimiento que se genera en las distintas áreas de las comunidades universitarias, el SAV pone en marcha un nuevo servicio de Congresos ONLINE para atender las posibles nuevas demandas.
OBJETIVOS
Este nuevo serviciopretende ofrecery satisfacer la demanda de la comunidad universitaria en los siguientes objetivos:
- Atender al profesorado organizador de congresos y eventos online.
- El diseño de una estrategia de tiempos para la realización del evento.
- Ofrecerles herramientasfáciles y adecuadas para la realización del evento.
- Ofrecerles apoyo técnico para la difusión de los materiales originados en el evento.
- Aumentar la difusión de eventos y, al mismo tiempo, proyectar una imagen novedosa.
Breve guía e instrucciones para solicitar este servicio
Hay una primera fase de organización del evento por parte del profesorado organizador solicitante, con la elaboración de materiales necesarios: organización de conferencias, participantes, inscripciones, recepción de ponencias y fechas para la realización del evento.
Realización y publicación de una Land page o web única a modo de cartel . Puede complementarse también con la realización de la web completa, donde se facilite la inscripción y la información pre y post congreso.En este caso, el usuario será guiado por el SAV en los pasos necesarios para solictar el alojamiento en el Servicio de Informática.
Realización del material necesario para la difusión del evento por email y por redes sociales. Este material consistiría en:
- Diseño de material gráfico digital para redes sociales del congreso: Instagram, Facebook, Twiter..., así como email en listas de la US.
Tercera fase, consistiría en pruebas y análisis de herramientas de transmisión en vivo, diseño y desarrollo de grafismo necesario, pudiendo personalizar todo el contenido gráfico a utilizar en las retransmisiones.
Comunicación y difusión del material diseñado en la fase dos, de manera escalada, calendarizada y sincronizada con las intervenciones en el evento.
Una última fase que consistiría en la unificación de todo el material generado por el congreso:
- Publicación de material videográfico en web del congreso o plataforma indicada, para que los organizadores puedan acceder a ese material o distribuirlo desde sus webs personales.
- Publicación de “actas de congresos” con el material gráfico y documentos tipo conferencias, ponencias, posters...como las que se elaboran en el área multimedia para descargarlas de un servidor, con su DOI correspondiente.
Solicitantes:
Podrán solicitarlo servicios, centros o grupos de investigación de la Universidad de Sevilla , cumplimentando la siguiente solicitud .
No es necesario solicitar además la web del congreso en el apartado "Servicios Web" porque la solicitud de Congresos On Line incluye la casilla para su petición.
La solicitud del servicio se realizaría al menos con 3 meses de antelación a la fecha de celebración del evento.
Desarrollo:
El desarrollo se ajustará a lo determinado en la reunión inicial y en los ajustes que durante el mismo se vayan estableciendo.
Para ello es necesario que se determine un responsable por parte del solicitante que mantendrá contacto con el técnico asignado.
Algunas condiciones:
- La Land Page debe especificar un e-mail de contacto para consultas sobre el contenido del sitio web.
- También, aunque de forma discreta, debe aparecer una mención a nuestro Secretariado ,con enlace a nuestro sitio, como responsable del diseño y creación.
La organización del congreso deberá guardar copia de seguridad de los contenidos generados para el evento y su posterior difusión, siendo responsables del contenido y opiniones vertidos en dicho evento.
Presupuesto:
El solicitante debe aceptar el presupuesto antes del inicio del trabajo.
El presupuesto variará en función de la cantidad y calidad de los contenidos de los que conste el sitio web los cuales podrán determinarse al término de la redacción del proyecto.
El SAV, consciente de las consideraciones económicas que cada centro o servicio necesita hacer antes de abordar el proyecto, informa de las tarifas en esta web.